Como norma general, embarcarse en el desarrollo de un proyecto de software, sobre todo para una empresa pequeña, es una aventura de alto riesgo que puede acabar dando muchos problemas. Antes de optar por esta alternativa debemos hacer una profunda reflexión sobre si nuestra organización está realmente preparada para ello.
Para abordar un proyecto debemos iniciar un análisis completo de nuestras necesidades reflejándolas en un documento de forma detallada. Este análisis es fundamental por múltiples motivos:
· Nos permitirá dejar clara de forma explícita cuáles son nuestras necesidades, cuál es el alcance real del proyecto y qué esperamos de él. El principal motivo de fracaso en un proyecto de software se deriva de una mala definición de requisitos. Si no somos capaces de preparar un documento de requisitos completo y profundo de nuestra necesidad es que no estamos preparados para abordar un proyecto de software.
· Permitirá que nuestros proveedores nos ofrezcan un presupuesto ajustado a la realidad en el que luego no existan desviaciones.
· Será el compromiso entre el proveedor y nosotros. Él se compromete a desarrollar lo que indican los requisitos y nosotros a pagarle sólo si cumple esos requisitos.
Dependiendo del número y complejidad de las necesidades que tengamos, un proyecto de movilidad puede suponer entre 500 y 3.000 horas de trabajo con plazos de ejecución de 3 a 12 meses. El rango de precios de las consultoras IT está entre 40€ y 80€ la hora (en un proyecto trabajarán diferentes perfiles cuyo coste oscilará en este rango).
También es importante tener en cuenta que, al ser un proyecto subcontratado de larga duración, se deberá designar al menos una persona encargada del mismo dentro de la organización (a la que le llevará un tiempo considerable gestionar el proyecto, sobre todo en las fases de pruebas y gestión del cambio).
Tomando como ejemplo un proyecto sencillo desarrollado por NEO Soluciones19 tendríamos el siguiente desglose de costes:
Costes de movilización externalizada 21
Ventajas
· Desarrollo completamente a medida.
· Presupuesto por adelantado.
· Posibilidad de adaptación total a nuevos requerimientos.
Desventajas
· Coste de desarrollo elevado en comparación con las soluciones comerciales.
· Coste de mantenimiento elevado en comparación con las soluciones comerciales (salvo que el volumen de usuarios sea muy alto en cuyo caso se iguala).
· Al ser desarrollado por una empresa externa, hay que tener cuidado con comunicar de forma clara lo que se necesita, y reservar tiempo para los ajustes finales de modo que la solución desarrollada se adecúe correctamente a las necesidades de negocio.
¿A qué empresas les interesa?
Empresas con áreas de IT acostumbradas a abordar proyectos de desarrollo.
Otra alternativa para la puesta en marcha de un sistema móvil es utilizar un producto comercial de los disponibles en el mercado. Existen múltiples soluciones verticales enfocadas a sectores concretos que pueden resolver las necesidades de procesos concretos.
También pueden encontrarse plataformas transversales que incorporan capacidades propias de una herramienta de formularios (permite a los usuarios diseñar sus propios reportes), de plataformas de software workflow (permite a los usuarios definir flujos de trabajo específicos para sus procesos) y de sistemas BPM (orientados a la gestión de procesos). Todo ello con una clara orientación a movilidad incluyendo funciones de planificación, de optimización de rutas, de análisis de datos, etc.
Este tipo de plataformas, utilizado hasta ahora solo para casos de gran complejidad en empresas grandes, se están haciendo cada vez más populares y sencillos de utilizar incorporándose en organizaciones cada vez más pequeñas.
Los precios de este tipo de soluciones de mercado van de 10€ hasta 40€ por usuario al mes, incluyendo soporte y mantenimiento.
La implantación de una plataforma comercial debe empezar por un análisis minucioso de las alternativas que existen en el mercado y un análisis de la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Tras ello deberá abordarse un plan de implantación en el que deberían tenerse en cuenta aspectos como la parametrización y configuración de la herramienta, la carga inicial de datos y las necesidades de integración con otras herramientas de la compañía (lo que supone un coste de desarrollo añadido). Por último, no debemos olvidarnos de las necesidades vinculadas a la implantación y gestión de cambio.
En otras palabras, aunque los productos comerciales incorporen una oferta de X €/mes, es importante abordar un presupuesto del proyecto evitando costes ocultos y obteniendo una imagen realista de lo que realmente va a costar.
El coste a añadir en estos casos suele estar entre 40 y 80 horas de dedicación para cada una de las empresas implicadas y, por tanto, tener un coste de entre 3.200€ y 6.400€.
Coste de movilización externalizada 25
Ventajas
· Costes de inicio mínimos (análisis, configuración y puesta en marcha, siendo siempre costes en tiempo del personal de la empresa implicado en la movilización).
· Tiempo de puesta en marcha mínimo (el necesario para configurar la herramienta y validar con un pequeño grupo de empleados que la configuración se adecúa a las necesidades).
· Costes de mantenimiento mínimos, siendo estos principalmente los de mantener el parque de dispositivos móviles con sus tarifas de datos.
· Costes de mejora continua despreciables (basta modificar el diseño de los formularios o los procesos para realizar pruebas de optimización).
Desventajas
· Al ser una herramienta comercial, no siempre se pueden tener las modificaciones a medida que se podrían tener en una herramienta a medida.
En capítulos anteriores hemos visto todo lo que se puede ganar con la implantación de tecnología de movilidad en una empresa. La senda de las grandes compañías movilizando sus procesos de negocio principales corrobora de forma evidente que son inversiones con un retorno importante, pero, simultáneamente, pueden dar la sensación de que es necesario tener músculo financiero para ser capaz de aprovechar las ventajas de la tecnología.
