¿Cuánto cuesta implantar tecnología de movilidad en una empresa?
3/ ¿CUÁNTO CUESTA IMPLANTAR TECNOLOGÍA DE MOVILIDAD EN UNA EMPRESA?
En capítulos anteriores hemos visto todo lo que se puede ganar con la implantación de tecnología de movilidad en una empresa. La senda de las grandes compañías movilizando sus procesos de negocio principales corrobora de forma evidente que son inversiones con un retorno importante, pero, simultáneamente, pueden dar la sensación de que es necesario tener músculo financiero para ser capaz de aprovechar las ventajas de la tecnología.
Y ciertamente eso era así hasta hace pocos años cuando existía solo una vía para la movilización de las actividades de la empresa: el desarrollo de un proyecto propio. Sin embargo, el avance de la tecnología y la popularización de los entornos SaaS (Software as a Service) han permitido la aparición de nuevas fórmulas que eliminan barreras de entrada, en coste y plazos, permitiendo la implantación de un sistema en pocos días y con costes a partir 10 euros mensuales por usuario.
Las tres estrategias de implantación de un entorno de movilidad, que desarrollaremos en los siguientes capítulos, son las siguientes:
· Desarrollar un proyecto: existen diversas consultoras, algunas especializadas en aplicaciones de movilidad, que pueden desarrollar la aplicación que necesitamos. Esto nos permitirá tener un sistema completamente adaptado a nuestra necesidad, único pero con un coste inicial importante.
· Movilización mediante software comercial: existen diversos productos comerciales que permiten la movilización de procesos. Algunos son muy específicos para una actividad o sector y otros más transversales (herramientas de workflow orientadas a movilidad).
· Sistemas mixtos: en donde se desarrollan aplicaciones específicas para las empresas que se apoyan en plataformas ya desarrolladas para reducir los costes.
Conceptos de gasto
Dependiendo de la estrategia elegida los costes de implantación pueden ser muy diferentes. En cualquier caso los tipos de coste más relevantes a tener en cuenta, independientemente de la solución elegida, son:
· Coste de desarrollo: es el coste que supone analizar las necesidades, diseñar la solución, desarrollarla, documentarla y probarla.
· Coste de implantación: el despliegue de un sistema móvil es un proceso siempre duro que conviene iniciar con un piloto limitado a unos pocos usuarios y, desde ahí, extenderlo.
· Coste de gestión del cambio: Aunque la movilidad cuenta con una resistencia al cambio menor que otras tecnologías, gracias que todo el mundo está familiarizado con el uso del teléfono, la formación y acompañamiento en el inicio es un aspecto importante que muchas veces queda fuera del presupuesto convirtiéndose en un coste oculto relevante. Durante este acompañamiento es vital no sólo enseñar a usar las aplicaciones sino incorporar a los usuarios a la filosofía de la transformación haciéndoles entender que esto va mucho más allá del mero control.
· Coste de mantenimiento del software: cualquier sistema de movilidad debe mantenerse en el tiempo lo que incluye tareas preventivas (revisión continua del sistema para asegurar su disponibilidad), correctivas (resolución de errores y problemas), adaptativas (adaptar las aplicaciones a los nuevos cambios tecnológicos que, en el mundo de la movilidad, se producen cada pocos meses) y soporte (los usuarios en campo deben poder llamar a alguien que les ayude frente a cualquier problema).
· Coste de Terminales: Los sistemas móviles requieren de un teléfono y una línea de datos. En este estudio se contempla que las empresas doten a sus empleados de uno. En algunos casos se permite que el usuario utilice su propio teléfono acordando una compensación.
· Coste de mejora continua: Plantear la implantación de un sistema como un proyecto “llave en mano” con un principio y un fin claros es un error. Los sistemas deben ser entornos vivos que evoluciones con las necesidades de la empresa y los usuarios. Para ello es importante, dentro del presupuesto y la proyección de costes, contar con una partida de mejora continua que nos ayude a evoluciones el sistema, incorporar nuevas funciones, mejorarlo, etc.
Desarrollar un proyecto
Como norma general, embarcarse en el desarrollo de un proyecto de software, sobre todo para una empresa pequeña, es una aventura de alto riesgo que puede acabar dando muchos problemas. Antes de optar por esta alternativa debemos hacer una profunda reflexión sobre si nuestra organización está realmente preparada para ello.
Para abordar un proyecto debemos iniciar un análisis completo de nuestras necesidades reflejándolas en un documento de forma detallada. Este análisis es fundamental por múltiples motivos:
· Nos permitirá dejar clara de forma explícita cuáles son nuestras necesidades, cuál es el alcance real del proyecto y qué esperamos de él. El principal motivo de fracaso en un proyecto de software se deriva de una mala definición de requisitos. Si no somos capaces de preparar un documento de requisitos completo y profundo de nuestra necesidad es que no estamos preparados para abordar un proyecto de software.
· Permitirá que nuestros proveedores nos ofrezcan un presupuesto ajustado a la realidad en el que luego no existan desviaciones.
· Será el compromiso entre el proveedor y nosotros. Él se compromete a desarrollar lo que indican los requisitos y nosotros a pagarle sólo si cumple esos requisitos.
Dependiendo del número y complejidad de las necesidades que tengamos, un proyecto de movilidad puede suponer entre 500 y 3.000 horas de trabajo con plazos de ejecución de 3 a 12 meses. El rango de precios de las consultoras IT está entre 40€ y 80€ la hora (en un proyecto trabajarán diferentes perfiles cuyo coste oscilará en este rango).
También es importante tener en cuenta que, al ser un proyecto subcontratado de larga duración, se deberá designar al menos una persona encargada del mismo dentro de la organización (a la que le llevará un tiempo considerable gestionar el proyecto, sobre todo en las fases de pruebas y gestión del cambio).
Tomando como ejemplo un proyecto sencillo desarrollado por NEO Soluciones19 tendríamos el siguiente desglose de costes:
Costes de movilización externalizada 21
Ventajas
· Desarrollo completamente a medida.
· Presupuesto por adelantado.
· Posibilidad de adaptación total a nuevos requerimientos.
Desventajas
· Coste de desarrollo elevado en comparación con las soluciones comerciales.
· Coste de mantenimiento elevado en comparación con las soluciones comerciales (salvo que el volumen de usuarios sea muy alto en cuyo caso se iguala).
· Al ser desarrollado por una empresa externa, hay que tener cuidado con comunicar de forma clara lo que se necesita, y reservar tiempo para los ajustes finales de modo que la solución desarrollada se adecúe correctamente a las necesidades de negocio.
¿A qué empresas les interesa?
Empresas con áreas de IT acostumbradas a abordar proyectos de desarrollo.
Movilización mediante producto comercial
Otra alternativa para la puesta en marcha de un sistema móvil es utilizar un producto comercial de los disponibles en el mercado. Existen múltiples soluciones verticales enfocadas a sectores concretos que pueden resolver las necesidades de procesos concretos.
También pueden encontrarse plataformas transversales que incorporan capacidades propias de una herramienta de formularios (permite a los usuarios diseñar sus propios reportes), de plataformas de software workflow (permite a los usuarios definir flujos de trabajo específicos para sus procesos) y de sistemas BPM (orientados a la gestión de procesos). Todo ello con una clara orientación a movilidad incluyendo funciones de planificación, de optimización de rutas, de análisis de datos, etc.
Este tipo de plataformas, utilizado hasta ahora solo para casos de gran complejidad en empresas grandes, se están haciendo cada vez más populares y sencillos de utilizar incorporándose en organizaciones cada vez más pequeñas.
Los precios de este tipo de soluciones de mercado van de 10€ hasta 40€ por usuario al mes, incluyendo soporte y mantenimiento.
La implantación de una plataforma comercial debe empezar por un análisis minucioso de las alternativas que existen en el mercado y un análisis de la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Tras ello deberá abordarse un plan de implantación en el que deberían tenerse en cuenta aspectos como la parametrización y configuración de la herramienta, la carga inicial de datos y las necesidades de integración con otras herramientas de la compañía (lo que supone un coste de desarrollo añadido). Por último, no debemos olvidarnos de las necesidades vinculadas a la implantación y gestión de cambio.
En otras palabras, aunque los productos comerciales incorporen una oferta de X €/mes, es importante abordar un presupuesto del proyecto evitando costes ocultos y obteniendo una imagen realista de lo que realmente va a costar.
El coste a añadir en estos casos suele estar entre 40 y 80 horas de dedicación para cada una de las empresas implicadas y, por tanto, tener un coste de entre 3.200€ y 6.400€.
Coste de movilización externalizada 25
