La gestión eficiente de órdenes de trabajo es un documento físico o digital donde se detallan por escrito las instrucciones para realizar un determinado trabajo o tarea
La Gestión de órdenes de trabajo, planificar el trabajo a realizar, asignarlo y despacharlo a través de órdenes de trabajo a nuestro equipo no es una tarea fácil.
¿Necesitas organizar el caos de las órdenes de trabajo entrantes en tu empresa para poder dedicar más tiempo a otras tareas esenciales para tu negocio?
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo eficiente puede mejorar la productividad y el servicio al cliente, al tiempo que garantiza que se mantengan registros procesables de cada tarea realizada, de modo que la eficiencia de la organización se pueda examinar y analizar.
Estas son algunas pautas que te ayudarán a mejorar la prestación de tus servicios, optimizar tus procesos de negocio y eliminar ineficiencias:
Dispón de una herramienta para comunicar nuevas órdenes de trabajo a tu equipo
Incluso si una nueva tarea se discute formalmente en una reunión, se menciona informalmente en una conversación telefónica o se solicita por correo electrónico, no se debe hacer nada a menos que se envíe una solicitud formal a un miembro del equipo y se le asigne un plazo. Es aconsejable tener una herramienta para dar a conocer las nuevas órdenes de trabajo a nuestro equipo de forma ágil, fácil y efectiva.
Mantén todos los reportes en un único lugar
Los post-it, las hojas de cálculo y los correos electrónicos son una receta para el desastre. Con un proceso claro para gestionar las órdenes de trabajo, puedes utilizar mejor la colaboración interna y realizar el trabajo más rápidamente. Todos los departamentos se beneficiarán de la información centralizada con una mejor organización porque sabrán que las solicitudes se manejarán de manera organizada y puntual.
Si todos los reportes de trabajo se centralizan en un único lugar, cualquier perfil del equipo podrá saber quién es responsable de cada solicitud, su estado y qué solicitudes se encuentran duplicadas. La clave para una mejor organización es planificar, priorizar y controlar que todos los trabajos se han realizado como estaba previsto.
Da prioridad a cada nueva petición de servicio
Priorizar y despachar con éxito las órdenes de trabajo es clave para ser competitivo y mantener un servicio eficiente. Para obtener un proceso sistemático es fundamental emplear un conjunto estandarizado de reglas. Un coordinador debe identificar qué tareas requieren atención inmediata y cuáles tienen mayor valor para tu empresa.
Asegúrate de que las tareas se están realizado
Para evitar retrasos y complicaciones, todas las órdenes de trabajo deben estar sujetas a aprobación. Tras la aprobación (o cancelación), puedes enviar una notificación al cliente o usuario final para informarle sobre el cambio del estado de su solicitud de servicio.
Utiliza un software workflow que te ayude en la gestión de tus servicios
La planificación es una de las tareas que más beneficia a una organización porque hace que el trabajo del personal de campo sea significativamente más fácil.
Con la disponibilidad de aplicaciones móviles para reportar tareas, los supervisores pueden ver y actualizar las tareas asignadas a cada miembro del equipo en función de las necesidades del día a día, desde cualquier lugar, a través de un dispositivo móvil.
Las soluciones de software de gestión de servicios y órdenes de trabajo disponibles en el mercado como Work&track Mobile permiten asignar tareas y conocer el progreso de cada una de ellas o de los procesos de negocio.
Además, una característica adicional de estos softwares es el registro del trabajo realizado, el material utilizado o el tiempo invertido en cada servicio para determinar la rentabilidad del mismo y la eficiencia del trabajador.
Aprovecha la tecnología móvil
Las aplicaciones móviles simplifican la administración de órdenes de trabajo y ahorran dinero al ayudar a los usuarios en campo a comunicarse, al instante, con otros técnicos o coordinadores, acceder a documentos en cualquier lugar y completar órdenes de trabajo de forma remota.
Estas herramientas permiten asignar nuevas tareas y enviar detalles importantes a los miembros del equipo en el lugar de trabajo reduciendo los errores humanos y acelerando la finalización de las tareas, de manera que los trabajadores solo puedan pasar a la siguiente labor sólo si la última se realizó correctamente.
De esta manera, los sistemas de gestión de servicios y de órdenes de trabajo permiten que los gerentes y supervisores de servicios en campo organicen, programen y envíen órdenes de trabajo a sus equipos desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento.
Los gerentes y empleados pueden comunicarse en tiempo real a través de estas aplicaciones para garantizar que los trabajos se realizan correctamente, incluso si los detalles de la tarea cambian en el último minuto.
Un software workflow como Work&track Mobile ayuda a que tu equipo comience su jornada sabiendo qué hacer, dónde y cómo. Esta potente plataforma es fácilmente configurable a las características de cualquier empresa.
Por otra lado, el sistema permite visualizar y organizar a nuestro equipo en una única pantalla. Tras asignar las tareas a realizar a cada miembro del equipo, estos reciben instantáneamente en su móvil las órdenes de trabajo a realizar, gracias a la App que pueden descargar gratuitamente aquí: Android e iOS.
Como resultado, Work&Track Mobile es la herramienta perfecta que te ayuda a mejorar la calidad de tus servicios y mejorar la eficiencia de tu empresa.
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