En los últimos años, gracias a la innovación y al avance de las nuevas tecnologías, las empresas de Facility Services han impulsado en sus organizaciones nuevas metodologías de trabajo apoyadas en la transformación digital de la gestión de procesos en Facility Services. La flexibilidad que ofrece la gestión de procesos para digitalizar normas como la UNE-ISO 41001:2018 ha contribuido a la gestión eficaz de inmuebles y servicios de soporte o Facility Management (FM).
Con la digitalización de procesos y la normalización, las empresas multiservicios dedicadas a la gestión de inmuebles y servicios de soporte de mantenimiento, reparaciones, adecuaciones, ampliaciones o servicios auxiliares, han obtenido los mejores resultados, en cuanto a:
- Mejora de la eficiencia y eficacia de sus procesos reduciendo costes y aumentando la productividad.
- Mejora de la satisfacción de los clientes ofreciendo un servicio ágil y eficaz.
- Mejora de la sostenibilidad con medidas para reducir el impacto medioambiental.
Para las empresas multiservicios que necesitan digitalizar su forma de trabajar la tecnología ayuda a identificar las áreas clave de mejora. Una vez identificadas estas áreas, y adquirido el compromiso de mejora de todas las partes interesadas, las organizaciones están inicialmente preparadas para implementar un ciclo de mejora continua PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) que les llevará a conseguir sus objetivos.
¿Qué procesos pueden digitalizarse para cumplir con la normalización?
Para verlo, os mostramos los procesos para conseguir la norma de referencia en Facility Management: UNE-ISO 41001:2018, en sus diferentes etapas:
1. Preparación: la organización debe preparar el proceso de certificación, lo que incluye:
- Comprender los requisitos de la norma para poder implementar un sistema de gestión de servicios de Facility Management.
- Establecer un equipo de proyecto para liderar el proceso de certificación.
- Realizar una autoevaluación identificando el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma.
2. Implementación: la organización debe implementar un sistema de gestión de Facility Management que cumpla con los requisitos de la UNE-ISO 41001:2018. Esto incluye:
- Desarrollar una política y objetivos de FM que estén alineados con los requisitos de la norma.
- Definir procesos y procedimientos para facilitar el cumplimiento de los requisitos de la norma.
- Documentar el sistema de gestión de FM para que pueda ser auditado.
3. Solicitud de certificación de un organismo de certificación acreditado.
4. Auditoría de certificación: el organismo de certificación realizará una auditoría para evaluar el cumplimiento de la organización con los requisitos de la norma.
5. Obtención del certificado: si la organización cumple con los requisitos de la norma, el organismo de certificación emitirá un certificado de conformidad.
Un software de gestión de procesos puede ayudar en las fases de preparación o implementación, como herramienta para llevar a cabo el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), o bien para llevar a cabo cualquier auditoría de certificación, facilitando el análisis de datos sobre el rendimiento de sus inmuebles y servicios de soporte.
La tecnología de gestión de procesos, es capaz de identificar áreas de mejora integrando herramientas de Business Intelligence, con detección y análisis de tendencias.
Esta tecnología workflow basada en algoritmos de inteligencia artificial para la automatización inteligente de tareas como, el mantenimiento preventivo o la gestión de riesgos, posibilita el despacho de tareas, la planificación y la organización de servicios, permitiendo que la empresa de multiservicios pueda centrarse en tareas más estratégicas.
¿Qué consejos podemos darte para obtener la UNE-ISO 41001:2018?
- Involucrar a las partes interesadas (como los empleados, los clientes y los proveedores).
- Utilizar un enfoque basado en procesos: con el objetivo de implementar su sistema de gestión de FM.
- Documentar el sistema de gestión de FM: la organización debe digitalizar toda su actividad de manera clara y concisa.
- Realizar una auditoría interna: la organización debe realizar una auditoría interna para identificar cualquier área de mejora antes de la auditoría de certificación.
En NEO, somos conscientes de que alcanzar los objetivos de normalización pueden demorarse meses o incluso años, por eso queremos ayudarte en esta travesía empresarial, y para ello, hemos desarrollado el software de gestión de procesos de Work&Track Mobile, capaz de agilizar los procesos unidos a la auditoria, digitalizando la gestión de inmuebles y servicios de soporte (FM).
Llámanos al (+34) 91 575 18 06 o escríbenos a neo@neo-si.com. Lo que prefieras. Estaremos encantados de ayudarte.
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