Actualmente, las estructuras de negocio requieren ser flexibles y eficaces, las nuevas tecnologías aceleran los procesos de digitalización de empresas, por lo que preguntarse si la implantación de un software planificador de tareas automatizadas es necesario o no, quedaría en un segundo plano, donde lo verdaderamente interesante sería preguntarse hasta que punto esta digitalizada o no la planificación de tareas en la empresa.
Dadas las circunstancias, una empresa con 600 técnicos supervisores de instalaciones de gas tendría unas necesidades diferentes para reservar, programar y completar trabajos que una empresa con 7 mensajeros dedicados a la última milla, pero cada una podría beneficiarse de la simplicidad y la eficiencia que ofrece una planificación optimizada.
La realidad es que la planificación de los técnicos de campo permite tener interacciones más seguras y productivas con los clientes cada día.
El uso de tecnología field service para programar tareas facilita el desarrollo de las comunicaciones cuando el técnico de campo trabaja junto con el coordinador o responsable de la actividad. A esto se le une la posibilidad de la recogida de información de campo, los formularios de trabajo, los reportes automáticos y la optimización de rutas a través del móvil.
Todas estas funciones pueden trabajarse con o sin conexión, flexibilizando y permitiendo al trabajador realizar su labor de manera más autónoma y productiva.
Por tanto, las empresas que consideran la planificación de tareas como parte de una estrategia de transformación digital más amplia son más rentables y dentro de estas, aquellas que consideran soluciones más completas abordarán con mayores garantías las necesidades de sus trabajadores de campo y clientes.
¿Qué es un planificador de tareas?
El planificador de tareas es un software que optimiza todo el proceso de asignación del empleado adecuado con el trabajo correcto en función de las habilidades, certificaciones, ubicación del trabajo, ubicación del empleado, preferencias del cliente, tiempo de viaje y más.
La planificación de tareas automatizada utiliza la inteligencia artificial (IA) para manejar fácilmente las solicitudes de programación de alta capacidad y crear horarios totalmente optimizados para que se adapten a las necesidades de las empresas con servicios de campo.
En la planificación de tareas, los servicios no planificados, las cancelaciones inesperadas o las ausencias laborales pueden suponer demasiados trámites en el proceso de planificación manual, y llegar a suponer lentitud en la toma de decisiones, por eso el planificador de tareas reduce el tiempo para mejorar la efectividad y el esfuerzo que de otro modo, sería necesario para comprobar y actualizar los horarios, localizar a los trabajadores e identificar al empleado adecuado para el trabajo específico.
Esto permite a los coordinadores poner el foco de atención en aquellas acciones del negocio que requieren interacción personal, como la atención al cliente, la comercialización de servicios y la respuesta a las solicitudes de servicio que no pueden esperar.
Para las empresas que digitalizan su planificación de tareas, la capacidad de generar, mantener y ajustar los horarios en cualquier momento es una ventaja frente al resto. El planificador de tareas puede hacer que tanto trabajadores de campo como clientes estén más satisfechos con la organización del trabajo de la empresa.
¿Qué ventajas tiene la planificación de tareas?
- El trabajador comenzará la jornada conociendo qué tiene que hacer, cómo y cuándo.
- Se podrá establecer un tiempo máximo de ejecución de la tarea.
- Se conocerá qué tareas son más rentables para el negocio, y ayudará a optimizar los recursos para obtener mayor beneficio en aquellas que no lo son.
- Anticipación a los imprevistos, enviando por la ruta más adecuada al trabajador más cercano de una ubicación.
- Proporciona una visión general en tiempo real de la disponibilidad de los trabajadores.
- Evita que varios trabajadores se presenten en el mismo servicio.
- Trabajar con datos actualizados permite la aceptación o el rechazo de nuevas citas cuando no hay disponibilidad.
- Elimina el papel y los numerosos errores que provocan los métodos manuales.
- Garantizan la notificación automatizada de los horarios y el gestionar horarios complejos.
- Permiten recopilar datos clave a pie de campo, para que los trabajadores móviles no tengan que dedicar tiempo extra a introducir la información del cliente al final del día.
- Facilita los trámites finales con el cliente una vez finalizado el servicio.
Equipar a la fuerza de campo con tecnología fácil de usar que simplifique y no dificulte su labor tiene efecto multiplicador en el desarrollo de cualquier actividad. Y además, suma un paso más hacia la digitalización tan necesaria para evitar errores tan incómodos como la asignación de un empleado con las habilidades equivocadas, el envío de un trabajador con el equipo equivocado o el cálculo erróneo del tiempo de viaje.
El Planificador de tareas centra todas aquellas herramientas y procesos que utiliza la empresa en su actividad de campo y las optimiza con tecnología IA, para trazar servicios y lograr la mejor interacción trabajador-cliente final.
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