Work&Track es un software para coordinar técnicos a distancia, comercializado como servicio bajo un modelo SaaS (Software as a Service), destinado a facilitar la gestión, optimización y control de todas las actividades desplazadas de una empresa, sin importar el sector al que pertenezca.
Dicho de otra forma, Work&Track es un conjunto de herramientas que permiten a las empresas incorporar a sus sistemas de información, en tiempo real, la actividad operativa de campo que realizan técnicos, supervisores, repartidores, comerciales y, en general, cualquier persona que desarrolle su trabajo fuera de la oficina.
¿Cómo funciona Work&Track?
Work&Track no es precisamente un sistema GMAO, pero SI permite integrarse con el GMAO aportando la tecnología para digitalizar procesos unidos a formularios digitales. Estos formularios digitales servirán a cada técnico para recopilar las evidencias necesarias en su trabajo.
El sistema gestiona órdenes de trabajo y las planifica de manera inteligente a través de su planificador de tareas. Utiliza algoritmos para asignar a cada técnico las órdenes de trabajo más adecuadas en función de las características propias de la orden y las funciones, habilidades, disponibilidad o localización del técnico si es preciso.
Las órdenes de trabajo son recibidas en el terminal móvil de cada técnico, mientras el coordinador responsable de servicios técnicos las monitoriza en tiempo real, visualizando el estado en el que se encuentran (sin asignar, asignada, terminada, lleva retraso o con conflictos en la planificación) junto con los detalles de cada servicio y la geolocalización GPS en tiempo real.
Las órdenes de trabajo, están asociadas al personal técnico y a la realización de reportes de trabajo. Una vez realizado el servicio, los reportes recibidos en el sistema se utilizan para revisión y análisis. Es un sistema muy intuitivo, que permite tanto a técnicos como responsables, trabajar con autonomía durante todo el proceso de gestión de la orden de trabajo:
- Generar proceso y formulario de trabajo,
- Crear órdenes de trabajo,
- Asignar técnicos a la orden,
- Planificar tareas,
- Optimizar rutas,
- Reportar el trabajo desde los terminales móviles.
- Revisión y análisis.
Work&Track Mobile cuenta con una completa API de servicios REST que facilitan la integración con cualquier software que utilice la compañía o sus clientes.
Work&Track son tres sistemas en uno
La principal ventaja respecto a otras soluciones de mercado es que Work&Track es el único software que integra al mismo tiempo un software de gestión de flotas, un Field Management Software y un optimizador de rutas.
Permite al cliente trabajar y gestionar de forma integrada todos sus activos en movilidad (ya sean personas, activos o vehículos).
1 Software de Gestión servicios técnicos de campo o Field Management Software
Work&Track cubre todas las necesidades exigibles a un Software de Gestión para los servicios técnicos de campo o Field Management Software ofreciendo una gestión avanzada para coordinar técnicos a distancia. Un software de fácil integración en otros sistemas ERPs de cliente, con una potente herramienta de creación de procesos y diseño de formularios adaptada a las necesidades de cualquier empresa, sin importar su sector, tamaño o proceso de negocio. Hablemos de cada una de sus partes:
Diseño de formularios
El sistema permite la creación dinámica de formularios y plantillas con la información que requiere cada cliente y cada proceso particular. Se trata de una herramienta de “lowcode” muy orientada a movilidad, sencilla de utilizar y que facilita la modelización de cada problema en la plataforma.
Diseño de procesos
Los formularios almacenan y contienen la información sobre los procesos a modelizar pero esta información debe estar dotada de una lógica que le permita fluir facilitando la representación de los flujos reales de trabajo o workflow con muy poco esfuerzo.
Planificador de tareas
Aunque en el sistema puede modelizar procesos de trabajo de todo tipo, la verdadera potencia del sistema se explota a través de sus herramientas de planificación y optimización que facilitan tareas como la validación de órdenes, la distribución optima de tareas entre un equipo o que el trabajo se realice de la forma más eficaz en términos de tiempo y desplazamiento.
Control de Actividad
Una vez definida la información a gestionar, el flujo de trabajo y la planificación de tareas, el último aspecto que cubre el sistema se vincula al análisis y control de la actividad en tiempo real pudiendo conocer que tareas son realizadas, cuales van retrasadas, o a cuáles no llegarán a tiempo los técnicos que debe atenderlas, etc.
Un conjunto de herramientas que, en suma, permiten transformar el trabajo vinculado a la prestación de servicios, órdenes de trabajo o cualquier actividad que requiera de una monitorización en tiempo real.
2 Gestión y localización de flotas
Work&Track es el Software de Field Service más completo del mercado. Junto a las funcionalidades específicas para gestionar el personal en movilidad de la empresa, incluye un entorno único de gestión de flotas para digitalizar tareas propias de la actividad del vehículo: mantenimientos, documentación administrativa, repostajes y control presupuestario, así como la posibilidad de sensorización de vehículos (temperatura, apertura de puertas de carga, botón de pánico, etc.), la gestión del tacógrafo digital y análisis sobre parámetros de ecodriving.
3 Optimizador de rutas
La plataforma de Field Service Management integra el optimizador de rutas desarrollado por Work&Track, sin coste adicional (contratado por separado un sistema similar para la optimización de rutas supondría un incremento considerable en el precio). Con Work&Track está ya incorporado en el sistema. Y que, combinado con el planificador de tareas, podremos realizar el despacho y las modificaciones de las órdenes de trabajo en tiempo real, para ofrecer a nuestro cliente, un servicio eficaz ahorrando tiempo, papeleo y combustible.
El sistema, que puede considerarse como un “Field Management Software” evolucionado, cuenta con importantes ventajas competitivas frente a otras alternativas de mercado:
- Tiene un precio muy competitivo: entre 1/2 y 1/3 del coste de otras soluciones equivalentes. Está disponible en la nube para su uso internacional y traducido a 4 idiomas (Español, Inglés, Alemán e Italiano).
- Cuenta con algunas funcionalidades realmente disruptivas, como el optimizador de rutas (cuyos equivalentes del mercado tienen un coste superior al de Work&Track) o las aplicaciones para clientes finales (el cliente de nuestro cliente), que, en caso de alcanzar un volumen suficiente de usuarios, podría configurar un MarketPlace global de servicios.
- Su alcance funcional es mayor que el de la mayoría de las alternativas de mercado. Además de incorporar todas las funciones propias de un software de gestión de actividades de campo, incluye un completo optimizador de rutas, un sistema de gestión de flotas, un entorno de WorkFlow y toda una batería de aplicaciones de productividad (control horario, notas de gastos, encuestas…).
Esta realidad es, en sí misma, un atractivo para muchos clientes potenciales con intereses que van más allá de la propia gestión de los servicios técnicos desplazados ya que pueden encontrar, en una sola herramienta, funcionalidades que actualmente requieren distintos proveedores y sistemas, con un coste total muy económico.
En Work&Track, somos desarrolladores de tecnología para optimizar la gestión de la movilidad y por ello, nos adaptamos a las necesidades de cada cliente ofreciendo la mejor solución en personalización y servicio de soporte técnico. Si tienes cualquier pregunta llámanos al (+34) 91 575 18 06 o escríbenos a neo@neo-si.com. Lo que prefieras. Estaremos encantados de darte más información para coordinar técnicos a distancia. O bien, puedes solicitarnos una DEMO ONLINE y ver como funciona.
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